Настоящая инструкция устанавливает на предприятиях единые правила подготовки и оформления организационно-распорядительных документов.
Инструкция определяет порядок:
- работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
- регистрации, исполнения и контроля за исполнением документов;
- использования документов в работе;
- хранения и уничтожения документов.
Формат инструкции и приложений WORD. Образцы документов в PDF. Разработана в соответствии с требованиями Системы менеджмента качества.
СОДЕРЖАНИЕ
1 Назначение 4
2 Область применения 4
3 Ответственность 4
4 Нормативные ссылки 4
5 Сокращения 5
6 Документы Общества 5
6.1 Основные организационно-распорядительные документы ………… 5
6.2 Рассылка документации……………………………………………….. 6
7 Документирование управленческой деятельности 6
7.1 Подготовка служебных документов 6
7.2 Бланк документа 18
7.3 Общие требования к оформлению документов 18
8 Оформления отдельных видов документов .......................................... 18
8.1 Приказ 18
8.2 Распоряжение 20
8.3 Указание 20
8.4 Положение 20
8.5 Служебные письма 21
8.6 Служебные (докладные) записки ............................................................. 21
8.7 Акт 21
8.8 Протокол заседания 21
8.9 Телеграммы, факсограммы, телефонограммы 22
9 Организация работы с документами......................................................... 22
9.1 Прием и первичная обработка поступающих документов 22
9.1.1 Регистрация документов 23
9.1.2 Подготовка и обработка почтовых отправлений................................. 24
9.2 Подсчет объема документооборота 24
9.3 Организация контроля исполнения....................................................... 24
9.3.1 Снятие поручения с контроля 25
9.3.2 Обобщение данных по исполнению поручений, подготовка отчетности 25
9.3.3 Работа исполнителей с документами 26
9.4 Составление номенклатуры дел 26
9.4.1 Формирование дел 26
9.4.2 Экспертиза ценности документов 27
9.4.3 Оформление дел 27
9.4.4 Составление описей дел 27
9.4.5 Оперативное хранение документов и дел 27
9.5 Тираж документов 28
10 Порядок внесения изменений 28
11 Распределение 28
Приложение А (рекомендуемое) Перечень документов, подлежащих утверждению 29
Приложение Б (обязательное) Образец бланка приказа генерального директора 30
Приложение В (рекомендуемое) Образец приказа генерального
директора 31
Приложение Г (обязательное) Аннулировано (Изм.3)
32
Приложение Д (рекомендуемое) Аннулировано (Изм.3)
33
Приложение Е (рекомендуемое) Образец распоряжения структурного подразделения 34
Приложение Ж (рекомендуемое) Образец титульного листа положения 35
Приложение И (обязательное) Образец бланка письма предприятия . 36
Приложение К (рекомендуемое) Образец письма предприятия 37
Приложение Л Аннулировано (Изм. 2)
38
Приложение М Аннулировано (Изм. 2)
39
Приложение Н (рекомендуемое) Образец служебной записки подразделения 40
Приложение П (рекомендуемое) Образец акта подразделения 41
Приложение Р (рекомендуемое) Образец протокола заседания 42
Приложение С (рекомендуемое) Образец оформления телеграммы … 43
Приложение Т (рекомендуемое) Образец бланка справки об объеме документооборота 44
Приложение У (обязательное) Образец бланка регистрационно-
контрольной карточки ............................................... 45
Приложение Ф (рекомендуемое) Образец журнала по контролю исполнения поручений 46
Приложение Х (рекомендуемое) Образец регистрационно-
контрольной карточки 47
Приложение Ц (рекомендуемое) Образец «Сводки об исполнении поручений» 48
Приложение Ш (рекомендуемое) Образец бланка номенклатуры дел 49
Приложение Щ (рекомендуемое) Образец внутренней описи документов 50